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Datenschutz

Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Betriebs eines Forschungsinformationssystems (FIS) an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU)


Am 15.07.2021 hat das Rektorat die Einführung eines Forschungsinformationssystems (FIS) an der HHU beschlossen. Die Einführung erfolgt im Rahmen des Hochschulverbundes CRIS.NRW und als Software wird das HIS eG Produkt HISinOne-RES verwendet. Das Einführungsprojekt ist im Januar 2022 gestartet, ab Mai 2024 begann ein Pilotbetrieb, in der personenbezogene Daten von Mitarbeiter*innen der HHU (mit Ausnahme von Auszubildenden und Praktikant*innen) und Administrator*innen des Universitätsklinikums Düsseldorf (UKD) im System verarbeitet wurden. Zum Jahreswechsel 2025/2026 steht der dauerhafte Betrieb des Forschungsinformationssystems an. Mit diesem Schreiben informieren wir Sie über die Funktionen eines FIS sowie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Betrieb.
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 bzw. Artikel 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nach. Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.hhu.de/datenschutzerklaerung). Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 DS-GVO verwiesen.

 

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten. 
 

1.1.    Kontaktdaten des Verantwortlichen

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81-10000
https://www.hhu.de/


1.2.    Ansprechpartnerin für die Verarbeitung

Dr. Dorothea Uhle
Dezernentin Forschung und Transfer
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81-15415
https://www.hhu.de/die-hhu/organisation-und-gremien/die-zentrale-universitaetsverwaltung-zuv/dezernate-der-hhu/dezernat-4-forschung-und-transfer


1.3.    Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
Die Datenschutzbeauftragte
E-Mail: datenschutz@hhu.de
Tel.: 0211 81 – 13060
https://www.hhu.de/datenschutz 
Die behördliche Datenschutzbeauftragte des UKD erreichen Sie postalisch wie folgt:
Die Datenschutzbeauftragte UKD
Moorenstraße 5, 40225 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz@med.uni-duesseldorf.de

 

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten und Zwecken der Verarbeitung

Forschungsinformationssysteme dienen den Hochschulen zur Erfüllung ihrer Berichts-, Informations- und Dokumentationspflichten sowie Aufgaben der Qualitätssicherung gemäß § 8 Absatz 3 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen.
Die Hochschulen berichten in regelmäßigen Zeitabständen über ihre Forschungsvorhaben und Forschungsschwerpunkte an das MKW NRW. Die Mitglieder der Hochschulen sind verpflichtet, bei der Erstellung des Berichts gemäß § 70 Absatz 4 Hochschulgesetz mitzuwirken.
Das FIS wird für jede Hochschule separat in Münster durch den Hochschulverbund CRIS.NRW betrieben.
Im Rahmen des Betriebs des Forschungsinformationssystems (FIS) an der HHU werden nur die im §2 der Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft genannten personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Je nach Nutzergruppe unterscheidet sich der Umfang an personenbezogenen/-beziehbaren Daten im FIS der HHU:

1) Nutzer*innen (Beschäftigte in Technik und Verwaltung ohne Forschungsergebnisse sowie Beschäftigte des Universitätsklinikums Düsseldorf (UKD) ohne Forschungsergebnisse)
Personen dieser Nutzergruppe erhalten ihren Zugang zum FIS nur über ihre Zustimmung, die sie im Identitätsmanagement der HHU (IDM) hinterlegen müssen (Opt-In-Verfahren). 

Verarbeitete personenbezogene Daten:
Vorname, Nachname, Organisationszugehörigkeit(en), IDM-Nutzerkennung, Geschlecht (Minimaldatensatz).
 
2) Datenexperten*innen und Fachadministratoren*innen

Verarbeitete personenbezogene Daten:
Vorname, Nachname, Organisationszugehörigkeit(en), IDM-Nutzerkennung, Geschlecht, FIS-Nutzerdaten (Benutzername und Passwort)

3) Nutzer*innen mit Forschungsergebnissen (alle wissenschaftlichen Beschäftigten, Beschäftigte in Technik und Verwaltung mit Forschungsergebnissen sowie Beschäftigte des UKD mit Forschungsergebnissen)
Beschäftigte in Technik und Verwaltung mit Forschungsergebnissen sowie Beschäftigte des UKD mit Forschungsergebnissen erhalten ihren Zugang zum FIS nur über ihre Zustimmung, die sie im Identitätsmanagement der HHU (IDM) hinterlegen müssen (Opt-In-Verfahren). Beschäftigungsdaten (siehe unten 1.b) werden für die nicht-wissenschaftlich Beschäftigten nicht erhoben.

Verarbeitete personenbezogene Daten:
1. erforderliche Personenstammdaten und Angaben zu der Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten:
  • Personenstammdaten: Uni-ID; Vorname, Nachname, akademischer Titel, akademischer Grad, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsname, Staatsangehörigkeit, IDM-Nutzerkennung,
  • b) Beschäftigungsdaten: Uni-ID, Organisationszugehörigkeit(en), Beginn und Ende Arbeitsvertrag, Tätigkeitsart, VZÄ, Personalkategorie, Vergütung (nur Professuren wie W1, W2, W3 usw.), Qualifikation, Finanzierungsform, Fachgebiete nach Destatis, Forschungsfelder
2. Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit und akademische Abschlüsse der nicht unter Nummer 1 fallenden Habilitandinnen und Habilitanden,

3. forschungsbezogene Daten, insbesondere zu:
  • Projekten, z.B. Titel, Zeitraum, Beschreibung, Projektleiter*in, stellv. Projektleiter*in, Projektmitglieder, Bewilligungen, Einnahmen, Ausgaben.
  • Publikationen, z.B. Autor*in, Titel, Untertitel, Publikationstyp/-art, Publikationsjahr, Auflage, Band/Heft/Sammelband, Verlag, Identifier, Fachgebiet, Forschungsfeld, Projekt.
  • Patenten, z.B. Name Erfinder*in, Titel, Anmeldedatum, Erteilungsdatum, Anmeldenummer, Veröffentlichungsnummer, Beschreibung, Patentfamilie, anmeldende Organisation, Fachgebiete, Forschungsfelder, Drittmittelprojekte, Einnahmen, Angaben zu Erfindern mit Anteil an Erfindung und Organisationszugehörigkeit.
  • Ausgründungen, z.B. Name Gründer*in, Titel, Datum der Gründung, Fachgebiete, Forschungsfelder, Drittmittelprojekte.
4. Habilitationsvorhaben, z.B. Name, Titel, Sprache, Status, interne Betreuung, Abschlussdatum, Fachgebiet.

4) HHU-externe Personen mit Beteiligung an HHU-affiliierten Forschungsleistungen
1. Personenstammdaten wie Vorname, Nachname und Affiliation und
2. Forschungsbezogene Daten insbesondere zu: Publikationen, z.B. Autor*in, Titel, Untertitel, Publikationstyp/-art, Publikationsjahr, Auflage, Band/Heft/Sammelband, Verlag, Identifier, Fachgebiet, Forschungsfeld, Projekt. Patenten, z.B. Name Erfinder*in, Titel, Anmeldedatum, Erteilungsdatum, Anmeldenummer, Veröffentlichungsnummer, Beschreibung, Patentfamilie, anmeldende Organisation, Fachgebiete, Forschungsfelder, Drittmittelprojekte, Einnahmen, Angaben zu Erfindern mit Anteil an Erfindung und Organisationszugehörigkeit.

Die Verarbeitung dient folgenden Zwecken:
  • Erfüllung von Berichts-, Informations- und Dokumentationspflichten der Universität sowie
  • Aufgaben der Qualitätssicherung, z.B. forschungsbezogene Evaluationen,  
  • Betrieb des Forschungsinformationssystems
Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten aus den administrativen Quellsystemen der HHU und des UKD, insbesondere aus den Drittmittelverwaltungssystemen, Personalverwaltungssystemen oder Identity Management Systemen, aus Quellen, die öffentlich verfügbare historische Daten mit Bezug zur Forschungstätigkeit an der Hochschule bereitstellen, aus lizensierten Publikationsdatenbanken wie z.B. Web of Science oder PubMed sowie aus Nutzereingaben.
 

3.    Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der DS-GVO und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 2 angeführten Zwecken.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e. DS-GVO i.V.m. § 8 Abs. 3 des Hochschulgesetzes NRW, sowie i.V.m. der „Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen“ vom 15. Januar 2025. 
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Nutzerkennungen der Beschäftigten des UKD ist Art. 6 Abs. 1 lit. e. DS-GVO i.V.m. § 31a Abs. 1 des Hochschulgesetzes NRW, sowie i.V.m. der „Universitätsklinikum-Verordnung (UKVO)“ vom 20. Dezember 2007.
 

4.    Übermittlung personenbezogener Daten 

Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter Ziffer 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Wir weisen aber darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben. Sofern Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DS-GVO. 
Für die Bereitstellung/Durchführung der Verarbeitung greifen wir auf die Unterstützung des an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster angesiedelten Hochschulverbundes CRIS.NRW 
http://cris.nrw zurück. 
 

5.    Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung

Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt, sobald ihre weitere Verarbeitung für die Erfüllung der in Ziffer 2 genannten Zwecke nicht mehr erforderlich ist (siehe §5 der Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen). Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt in Abhängigkeit der Zuordnung zu den oben genannten Nutzergruppen. Die Daten zu Personen aus den Nutzergruppen 1 (Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung) und 2 (Datenexpert*innen) werden in Abhängigkeit von ihrem Status als Beschäftigte nach Ende der Tätigkeit im FIS (z.B. durch Beendigung der Zustimmung im Opt-In-Verfahren) in einem halbjährlichen Turnus gelöscht. Die Löschfristen der personenbezogenen Daten der Nutzer*innen der Nutzergruppe 3 (Wissenschaftler*innen) werden unterteilt in die Gruppe „erforderliche Personenstammdaten und Angaben zu der Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten“ und die Gruppe „forschungsbezogene Daten“.  Mit Ausnahme der Daten, die für die eindeutige Identifizierung einer Person notwendig sind, wie Name, Vorname, Geschlecht, (Autoren-)Identifier und letzte Organisationszugehörigkeit, werden die Personenstammdaten und Angaben zur Affiliation fünf Jahre nach dem Austritt aus dem System gelöscht. Name, Vorname, Geschlecht, (Autoren-) Identifier und letzte Organisationszugehörigkeit verbleiben im System, bis die letzte zur Person gehörende Forschungsaktivität im System gelöscht wurde. Diese „forschungsbezogenen Daten“, die mit der Person im System verknüpft sind und während einer Tätigkeit an der HHU entstanden sind, verbleiben im FIS bis zum Ende ihrer Erforderlichkeit. Andere „forschungsbezogenen Daten“, die mit der Person im System verknüpft sind und außerhalb einer Tätigkeit an der HHU entstanden sind, werden 30 Monate nach dem Ausstritt der Person gelöscht, sofern kein anderweitiger Bezug zur HHU vorhanden ist. Die personenbezogenen Daten der Nutzergruppe 4 (HHU-externe Personen mit Beteiligung an HHU-affiliierten Forschungsleistungen) werden gelöscht, sobald das Erfordernis der weiteren Verarbeitung nicht mehr besteht. Näheres regelt ein Lösch- und Archivierungskonzept.
 

6.    Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen:
  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO);
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO;
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen 
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden - mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.
 

7.    Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.